Tietosuojakäytäntö

Verkkopalvelun käyttäjät sekä yritysasiakkaat

Päivitetty 15.12.2023

Flow Modules Oy kunnioittaa yksityisyyttäsi ja on sitoutunut henkilötietojesi suojeluun. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa sinulle, kuinka me keräämme, käsittelemme ja jaamme henkilötietojasi, kun yritysasiakkaan edustajana olet meihin yhteydessä ja ostat palveluitamme taikka kun sinä, tai muu verkkopalvelun käyttäjä vierailee verkkosivustollamme tai kommunikoit kanssamme sosiaalisessa mediassa ja kerromme mitä vaikutusmahdollisuuksia käyttäjällä on. Tässä selosteessa kuvailtu henkilötietojen käsittely koskee yritysasiakkaiden edustajien ja verkkopalvelun käyttäjän henkilötietoja.

Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisesti ja EU:n uuden tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tässä tietosuojalausekkeessa kerrotaan, millaisia tietoja yhtiön yritysasiakkaiden edustajista ja verkkopalvelun käyttäjistä kerätään, mihin niitä käytetään ja mitä vaikutusmahdollisuuksia käyttäjällä on.

Tässä selosteessa kuvaillun henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä on
Flow Modules Oy
Osoite: Itämerentori 2, 00180 Helsinki
Puhelinnumero: +358 75 75 562
Y-tunnus: 2793929-6

Käsittelemme yritysasiakkaiden henkilörekisterissä tarkasti rajattuja tietoja, joita käytämme etujen ja palveluiden tuottamiseen.

Jos sinulla on kysymyksiä liittyen tähän tietosuojaselosteeseen, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen hanna.backman@flowmodules.com.

Jos vierailet verkkosivustollamme, kommunikoit tai olet muuten vuorovaikutuksessa kanssamme sosiaalisessa mediassa kuten LinkedIn:ssä, Facebookissa, tai muilla alustoilla, pyydämme sinua tutustumaan kyseisiä sosiaalisen median palveluita koskevaan tietosuojaselosteeseen. Sinun tulee olla tietoinen siitä, että joissain tilanteissa toimimme yhteisrekisterinpitäjinä tällaisten sosiaalisen median alustojen kanssa.

1. Mitä henkilökohtaisia tietoja keräämme?

1.1. Käyttäjän itse antamat tiedot, esimerkiksi

• nimi, sähköpostiosoite, osoitetiedot, puhelinnumero, demografiatiedot, arvo tai ammatti, ja äidinkieli ja yhtiö, jota edustat (”yhteystiedot”)
• suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin, esim. uutiskirjeen tilaamiseen
• asiakaspalautteet ja yhteydenotot
• arvonta- ja kilpailuvastaustiedot
• kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
• hanke-, tuote- ja tilaustiedot (”transaktiotiedot”)
• muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

Yleensä näitä tietoja kerätään suoraan sinulta verkkosivustollamme tai sosiaalisen median kanavissamme, ollessasi yhteydessä meihin esimerkiksi asiakaspalvelun kautta, taikka pyytäessäsi meiltä markkinointia, ostaessasi meiltä palveluitamme tai harkitessasi niiden ostoa. Voimme kerätä ja päivittää henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä saatavien tietojen perusteella (esimerkiksi Postilta).

1.2. Verkkopalveluiden käytöstä saadut tiedot

• verkkopalvelun selaustiedot
• verkkopalvelun käyttötiedot (esimerkiksi käyttäjän tulotapa palveluun, selain- ja laitetieto, evästetunniste, palvelussa vietetty aika, maantieteellinen sijainti) (”tekniset-  ja käyttötiedot”)
• mainokset, jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta

Kun käytät verkkosivustoamme tai palveluitamme, voimme automaattisesti kerätä teknisiä tietoja sekä käyttötietoja käyttämistäsi laitteista, selailustasi ja selailukäyttäytymisestäsi palveluiden kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mainonnan tehon mittaamiseen. Keräämme mainittuja tietoja käyttäen evästeitä sekä muuta vastaavaa teknologiaa. Voimme saada sinusta teknisiä tietoja myös silloin, jos vierailet muilla sellaisilla verkkosivustoilla tai sosiaalisen median kanavilla, joilla käytetään evästeitämme. Käytämme evästeitä vain, jos olet antanut suostumuksesi niiden käyttöön, ellei kyse ole sivuston toiminnan kannalta välttämättömistä teknisistä evästeistä.

2. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään?

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten mukaisesti:

Keräämme käyttäjien suostumuksella heidän sähköpostiosoitteensa, jotta voimme lähettää heille uutisia ja tietoa palveluistamme ja tuotteistamme. Jos käyttäjä on liittynyt postituslistallemme tai muuten antanut suostumuksensa suoramarkkinointiin, tai se on oikeutetun edun mukaista, voimme lähettää hänelle sähköistä suoramarkkinointia.

Keräämme tietoa verkkosivustomme käyttötavoista ja käytämme data-analytiikkaa, jotta voimme parantaa ja kehittää sivustoamme, palveluitamme ja tuotteitamme. Henkilötietojen käsittely näissä yhteyksissä perustuu oikeutettuun etuumme. Keräämme käyttäjien suostumuksella henkilötietoja, jotta käyttäjät voivat osallistua kilpailuihin antamalla arvonta- tai kilpailuvastaustietoja, tai ladata verkkosivustolla tai muussa online-palvelussa tarjoamiamme materiaaleja.

Keräämme tietoa verkkosivuston kävijöistä sekä kohderyhmiimme kuuluvien yritysten työntekijöistä, jotta voimme kohdentaa heille mainontaa heitä mahdollisesti kiinnostavista tuotteista, palveluista sekä tarjouksista eri viestintäkanavia hyödyntäen.  Henkilötietojen käsittelyperusteena on tällöin sopimuksen täytäntöönpano tai suostumus, tai oikeutettu etumme.

Keräämme tietoa käyttäjien suostumuksella, jotta voimme tarjota tai välittää heille Flow Modules Oy:n tarjouksia ja tietoa toimittamistamme tuotteista ja palveluista.

Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, olemme suorittaneet tasapainotestin. Tasapainotestin tarkoituksena on varmistaa, etteivät sinun etusi tai perusoikeutesi- tai vapautesi mene meidän oikeutetun etumme edelle. Jos haluat saada lisätietoa suorituista tasapainotesteistä, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen hanna.backman@flowmodules.com.

3. Kolmannet osapuolet

Käytämme muutamien kolmansien osapuolien palveluita. Osapuolet on aina tarkasti valittu, jotta voimme olla varmoja, että myös he noudattavat EU:n tietosuojalakia. Emme siirrä tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin ellemme ole varmistaneet siirron täyttävän yleisen tietosuoja-asetuksen V. luvun vaatimukset. Jotta sinun henkilötietosi saisivat riittävää suojaa, olemme varmistaneet, että tällaisissa tilanteissa on implementoitu riittäviä suojatoimia turvallisen siirron varmistamiseksi. Tällaisia suojatoimia ovat muun muassa Euroopan komission erikseen hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Näiden toimenpiteiden katsotaan antavan tiedoille saman suojan kuin minkä se saa Euroopan talousalueella. Osa näistä osapuolista saattavat sijaita USA:ssa ja soveltavat EU:n tietosuojalakiin mukautuvaa EU-U.S Privacy Shield -asetusta.

Verkkosivustomme voi sisältää myös mittaus- ja seurantapalveluiden, mainosverkostojen tai muiden kolmansien osapuolten evästeitä. Tutustu tarkemmin evästekäytäntöömme täällä.

3.1. WP Engine

Tämän verkkosivuston hosting-palvelun tarjoaa WP Engine. WP Engine on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalakia. Sivustoa suojataan muun muassa seuraavilla tavoilla: ympärivuorokautinen valvonta, HTTPS-suojaus, säännölliset päivitykset, kerätyn tiedon säilyttäminen tietokannoissa, jotka on suojattu muun muassa palomuurein, salaustekniikoin sekä rajoitetun kulunvalvonnan ja käyttöoikeuksien avulla.

Lisätietoa WP Enginen ehdoista voi lukea täältä.

3.2. Google Analytics

Käytämme Google Analyticsiä mittaamaan verkkopalveluidemme käyttöä. Google Analytics voi asettaa evästeitä käyttäjän laitteelle kerätäkseen tietoa esimerkiksi sivuston kävijämäärästä. Tietoja voidaan käyttää myös siihen, että kävijälle näytetään häntä todennäköisesti kiinnostavaa mainontaa. Eväste (“cookie”) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Tutustu tarkempaan evästekäytäntöömme täällä.

Lisätietoa Google Analyticsin ehdoista voi lukea täältä.

3.3. Hubspot

Jos tilaat uutiskirjeemme tai täytät yhteydenotto- tai muun lomakkeen verkkosivustollamme, sähköpostiosoitteesi välitetään CRM-järjestelmänä sekä myynnin ja markkinoinnin automaatiotyökaluna käyttämäämme HubSpotiin. Tietosi säilytetään HubSpotin tietokannassa niin pitkään kuin se on uutiskirjetilauksesi vuoksi tarpeen, tai työnantajasi tai ammatillisen roolisi vuoksi oikeutetun edun mukaista. Voit halutessasi pyytää, että poistamme tietosi ottamalla meihin yhteyttä. Jokaisessa uutiskirjeessämme on myös linkki (unsubscribe / peru tilaus), jota klikkaamalla voit ilmoittaa, ettet enää halua vastaanottaa meiltä uutiskirjeitä tai muuta sähköpostimarkkinointia.

Lisätietoa HubSpotin tietosuojakäytänteistä voit lukea täältä.

3.4. Yhteisöliitännäiset

Verkkopalvelussamme on käytössä yhteisöliitännäisiä kuten Facebookin tai LinkedInin Tykkää tai Jaa-painikkeita. Tällaiset yhteisöliitännäispainikkeet näkyvät palvelussamme, mutta niiden sisältö tulee suoraan painikkeen lähteestä. Yhteisöliitännäinen tunnistaa, että käyttäjä on kirjautuneena kyseiseen palveluun, jolloin sivu näyttää räätälöidyn sisällön liitännäisessä. Yhteisöliitännäiset eivät näytä räätälöityä sisältöä, jos käyttäjä ei ole kirjautunut kyseiseen palveluun. Yhteisöliitännäisten palvelut voivat kerätä tietoa kävijän vierailusta voimassa olevien yksityisyydensuojaehtojensa mukaisesti. Kyseiset palvelut eivät luovuta keräämiään tietoja Flow Modules Oy:lle, ellei käyttäjä ole antanut tähän erikseen suostumustaan.

4. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja niin pitkään, kuin meillä on edelleen jatkuva käsittelyperuste tällaiseen säilyttämiseen. Kun käsittelyperuste päättyy, poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi.

Markkinointia varten kerätyt tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun henkilö on peruuttanut antamansa suostumuksen. Kun kyse on markkinointirekisterissä olevasta toimimattomasta sähköpostiosoitteesta, henkilötietoja säilytetään enintään yksi (1) vuosi.

Yhteystietoja säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan edustamasi yhtiön kanssa kommunikointia varten. Tiedot poistetaan esimerkiksi, kun Flow Modules Oy tulee tietoiseksi siitä, että henkilö on vaihtanut työpaikkaa. Transaktiotiedot säästetään olemassa olevan sopimuksen osoittamiseksi sekä kirjanpitoa ja verotusta varten kuusi (6) vuotta sen vuoden päättymisestä, kun transaktio viimeksi tehtiin. Henkilötietoja sisältävän asiakaspalautteen osalta tietoja säilytetään niin pitkään, kun se on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen kautta eli asiakkaan antaman palautteen käsittelemiseksi. Palautteet poistetaan, kun niiden pohjalta on ryhdytty tarvittaviin toimenpiteisiin ja asiakkaalle on annettu kohtuullinen aika vastata häntä koskevaan mahdolliseen yhteydenottoon. Asiakassaatavia koskeva säilytysaika on kolme (3) vuotta. Tekniset- ja käyttötiedot säilytetään kolmen (3) vuoden ajan tietojen keräämisestä lukien.

Tietoja voidaan säilyttää myös pidempään, jos meillä on laillinen velvoite tietojen säilyttämiseen tai jos säilyttäminen on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

5. Miten henkilötietoni suojataan?

Käytämme tarpeellisia teknisiä tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen. Huolehdimme myös, että kaikki alihankkijamme noudattavat EU:n määrittelemää tietosuojalakia.

6. Linkit muihin verkkosivuihin

Emme vastaa verkkosivustoomme linkitettyjen, ulkopuolisten tahojen ylläpitämien sisältöjen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä, emmekä niiden laillisuudesta ja hallinnosta. Jos huomaat, että linkittämillämme verkkosivuilla on laitonta tai loukkaavaa sisältöä, olemme kiitollisia palautteestasi.

7. Millaisia vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen.

7.1. Suoramarkkinointikielto

Käyttäjällä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramainontaan, etämyyntiin ja muuhun suoramarkkinointiin liittyen ottamalla yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteeseen hanna.backman@flowmodules.com.

7.2. Tietojen tarkastaminen

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Käyttäjän pyynnöstä poistamme, korjaamme tai täydennämme henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Voit myös vastustaa tietojesi käsittelyä silloin kun käsittelyperusteena on meidän (tai kolmannen osapuolen) oikeutettu etu ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa tietojen käsittelyä.

Voit pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä lopettamaan tietojesi käsittelyn esimerkiksi siksi aikaa, että varmistat tietojen tai käsittelyperusteen oikeellisuuden.

Voit pyytää tietojesi siirtoa järjestelmästä toiseen.

Jos käsittely perustuu vain suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa tuo suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta sellaisten henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, joka on suoritettu suostumukseen perustuen ennen suostumuksen peruutusta.

Jos haluat käyttää mitään edellä mainituista oikeuksistasi, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen hanna.backman@flowmodules.com. Yhteydenottosi jälkeen toteutamme toiveesi siltä osin kuin se on lainmukaista.

7.3. Evästeiden estäminen

Käyttäjä voi tyhjentää selaimeensa tallentuneet evästeet selaimen asetuksista. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Tutustu tarkempaan evästekäytäntöömme täällä.

8. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa päivittää kuvastamaan muuttuvia oikeudellisia ja toiminnallisia vaatimuksia. Suosittelemme säännöllisesti vierailemaan verkkosivustollamme saadaksesi tiedon päivittyneistä tietosuojakäytännöistämme.

Jos tähän tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, rekisteröidyille asiakkaille lähetetään muutoksista tieto sähköpostitse ennen kuin ne tulevat voimaan.